Jak používat Guestbook.cz

Po přihlášení do aplikace přejděte v levém menu na Apartmány. Tato sekce slouží ke správě všech vašich nemovitostí. Každý apartmán reprezentuje jedno místo ubytování, ke kterému budete přidávat rezervace.

Klikněte na tlačítko Přidat apartmán v pravém horním rohu. Zadejte název apartmánu (například „Praha centrum – Dlouhá 12"), počet míst k ubytování a případný popis. Formulář uložte tlačítkem Uložit.

Ubyport je systém České policie pro povinnou elektronickou registraci hostů. Každý poskytovatel ubytování v České republice je ze zákona povinen hosty registrovat. Pro přímé propojení Guestbook.cz s Ubyportem potřebujete speciální přihlašovací údaje pro webovou službu — ty se liší od klasického přihlášení na portál.

Doporučený způsob, jak dostat rezervace z Airbnb, Booking.com nebo jiné platformy do Guestbook.cz, je synchronizace přes iCal. Stačí jednorázově zkopírovat iCal odkaz z vaší OTA platformy a vložit jej do detailu apartmánu — rezervace se pak importují automaticky.

V detailu bytu nebo rezervace otevřete záložku Check-in průvodce. Tato stránka se hostům zobrazí jako digitální uvítací brožura — nahrazuje tištěné instrukce a WhatsApp zprávy.

Nastavte, co chcete hostům zobrazit:

• Adresa a případná poznámka k dohledání nemovitosti
• Přístup k bytu — číselný kód, klíčenka, osobní předání nebo chytrý zámek (TTLock)
• WiFi — název sítě a heslo
• Parkování — popis a případná cena
• Podrobný průvodce — formátovatelný text s pravidly domu, tipy na okolí atd.
• Fotografie — nahrání vlastních fotek bytu nebo okolí

V detailu apartmánu najdete trvalý registrační odkaz — URL, která se nikdy nemění. Tento odkaz zkopírujte jednou a vložte do automatické zprávy na vaší OTA platformě. Od toho okamžiku probíhá registrace hostů zcela bez vaší účasti.

Host otevře odkaz v mobilu a zobrazí se mu úvodní stránka s informacemi o bytu. Zadá datum svého příjezdu a počet osob — systém mu přidělí odpovídající počet slotů (míst k registraci).

Každý slot odpovídá jedné osobě. Hlavní host vyplní svůj slot jako první a může sdílet odkaz s ostatními cestujícími, aby vyplnili ten svůj. Každý slot je chráněn — nikdo jiný nevidí osobní údaje ostatních (soulad s GDPR).

Po vyplnění všech slotů je registrace dokončena. Systém data automaticky odešle na Ubyport a uloží potvrzení doručení k rezervaci. Vy dostanete notifikaci e-mailem.

Sekce Úklid slouží ke koordinaci vašeho úklidového personálu. Kalendář zobrazuje, ve kterých bytech probíhá odchod hostů a kdy je potřeba provést přípravu na další check-in.

Úklidový personál se přihlásí přes odkaz Úklidový pracovník (sekce Pracovníci) — bez přístupu k ostatním datům aplikace. Po dokončení úklidu označí byt jako Připraven a vy i host hned vidíte, že je byt připravený k nastěhování.

Sekce Poplatky obci automaticky vypočítává ubytovací poplatky na základě dat z registrovaných rezervací. Vyberte časové období a systém zobrazí přehled hostů, počtu nocí a výše poplatku.

Sestavu lze vytisknout nebo exportovat a předložit jako podklad pro místní obecní nebo magistrátní úřad. Veškeré výpočty vycházejí z reálně zaevidovaných hostů — žádné ruční tabulky.

Aplikaci ani odkaz pro hosty nemusíte pokaždé hledat v prohlížeči — přidejte si je na plochu telefonu a otevírejte je jedním klepnutím, stejně jako běžnou appku.