Về trang chủ

Hướng dẫn sử dụng Guestbook.cz

Hướng dẫn từng bước cho chủ nhà — từ lần đăng nhập đầu tiên đến khai báo khách tự động

Chuyển đến bước

1. Căn hộ Ubyport 2. Lịch 3. Hướng dẫn 4. Link khách 5. Phía khách 6. Dọn phòng 7. Thuế
1

Bắt đầu

Tạo căn hộ

Sau khi đăng nhập, vào mục Căn hộ trong menu bên trái. Đây là nơi quản lý tất cả bất động sản của bạn. Mỗi căn hộ đại diện cho một đơn vị lưu trú và bạn sẽ thêm đặt phòng vào đó.

Nhấn Thêm căn hộ ở góc trên bên phải. Nhập tên căn hộ (ví dụ: "Praha Trung tâm – Studio"), số khách tối đa và ghi chú nếu có. Lưu bằng nút Lưu.

Danh sách căn hộ trong Guestbook.cz
Tổng quan căn hộ — quản lý toàn bộ danh mục từ đây
Form thêm căn hộ mới
Form căn hộ mới — chỉ cần tên và số chỗ để bắt đầu

Mẹo: Nếu bạn quản lý nhiều căn hộ, hãy đặt tên sao cho dễ phân biệt — theo tên đường, số căn hộ hoặc biệt danh. Mỗi căn hộ có danh sách đặt phòng và hướng dẫn check-in riêng.

Tích hợp bắt buộc

Đăng ký và cài đặt Ubyport

Ubyport là hệ thống của Cảnh sát Séc dành cho việc đăng ký khách điện tử bắt buộc. Mọi nhà cung cấp dịch vụ lưu trú tại Cộng hòa Séc đều có nghĩa vụ pháp lý đăng ký khách. Để kết nối Guestbook.cz trực tiếp với Ubyport, bạn cần thông tin đăng nhập webservice đặc biệt — khác với đăng nhập cổng thông tin thông thường.

Lưu ý: bạn cần đăng nhập webservice, không phải cổng thông tin

Tên người dùng webservice luôn bắt đầu bằng UBY_WS và khác với quyền truy cập cổng thông tin. Nếu không có đăng nhập này, Guestbook.cz không thể kết nối với Ubyport.

Cách A

Chưa có tài khoản Ubyport

1

Truy cập ubyport.pcr.cz và chọn Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení

2

Điền tên và địa chỉ căn hộ

3

Trong trường Počet přihlašovacích údajů, điền:

účet pro ubytovatele + 1x Účet pro robotické vkládání dat

4

Điền vào:

  • Název aplikace: guestbook
  • Tvůrce programu: Duc Vuong Tran
5

Nhấp Vygenerovat žádost do dokumentu PDF, sau đó tải xuống bằng Stažení dokumentu Žádost o registraci

6

Gửi tài liệu qua Datovka đến địa chỉ hộp thư:

ybndqw9

Ředitelství služby cizinecké policie

Bạn sẽ nhận được thông tin đăng nhập (UBY_WS…) trong khoảng 2 tuần

Cách B

Đã có đăng nhập cổng thông tin, chưa có webservice

1

Gửi tin nhắn qua Datovka đến địa chỉ hộp thư:

ybndqw9

Ředitelství služby cizinecké policie

Hoặc gửi email đến reguby@pcr.cz

2

Viết tin nhắn ngắn chứa IDUB của căn hộ, ví dụ:

Prosím o založení přihlašovacích údajů pro robotické vkládání skrze aplikaci Guestbook. IDUB [IDUB của bạn]

Bạn thường nhận được thông tin đăng nhập (UBY_WS…) trong 2 tuần (thường nhanh hơn)

Nơi nhập thông tin trong Guestbook.cz

Vào Chi tiết căn hộ → tab Ubyport và điền tên người dùng (UBY_WS…), mật khẩu và mã số cơ sở lưu trú (IDUB).

Cần hỗ trợ?

Đừng ngần ngại liên hệ — chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn thiết lập Ubyport. Gửi email cho chúng tôi tại vnkid93@gmail.com và chúng tôi sẽ phản hồi bạn.

2

Đặt phòng

Đồng bộ lịch qua iCal

Cách được khuyến nghị để đưa đặt phòng từ Airbnb, Booking.com hoặc nền tảng khác vào Guestbook.cz là đồng bộ qua iCal. Chỉ cần sao chép link iCal từ nền tảng OTA của bạn một lần và dán vào chi tiết căn hộ — đặt phòng sẽ tự động được nhập sau đó.

🏠

Airbnb

  1. 1. Vào mục Lịch của tin đăng của bạn
  2. 2. Nhấn Tình trạng phòng → Đồng bộ lịch
  3. 3. Sao chép link dưới Xuất lịch (kết thúc bằng .ics)
  4. 4. Dán vào Guestbook.cz → Chi tiết căn hộ → Đồng bộ iCal
🔵

Booking.com

  1. 1. Đăng nhập Extranet → Lịch
  2. 2. Nhấn Đồng bộ lịch hoặc Xuất
  3. 3. Sao chép link iCal được tạo ra
  4. 4. Dán vào Guestbook.cz → Chi tiết căn hộ → Đồng bộ iCal
🏡

Vrbo / HomeAway và các nền tảng khác

Tìm tùy chọn Xuất, iCal hoặc Đồng bộ trong cài đặt lịch. Mọi nền tảng hỗ trợ chuẩn iCal đều hoạt động theo cách tương tự.

Tạo đặt phòng thủ công

Đối với đặt phòng trực tiếp ngoài nền tảng OTA, nhấn Đặt phòng mới trong mục Đặt phòng và điền thông tin thủ công.

3

Thông tin cho khách

Cài đặt hướng dẫn check-in

Trong chi tiết căn hộ hoặc đặt phòng, mở tab Hướng dẫn check-in. Trang này sẽ hiển thị cho khách như một tập hướng dẫn chào đón kỹ thuật số — thay thế hướng dẫn in và tin nhắn WhatsApp lộn xộn.

Chọn những gì bạn muốn hiển thị cho khách:

  • Địa chỉ và ghi chú hướng dẫn tìm đường nếu có
  • Cách vào nhà — mã cửa, hộp chìa khóa, bàn giao trực tiếp hoặc khóa thông minh (TTLock)
  • Wi-Fi — tên mạng và mật khẩu
  • Đỗ xe — mô tả và phí nếu có
  • Hướng dẫn chi tiết — văn bản định dạng với nội quy nhà, mẹo địa phương và thông tin khác
  • Ảnh — tải lên ảnh của căn hộ hoặc khu vực xung quanh

Hướng dẫn bao gồm

Cài đặt một lần — tự động hiển thị cho mỗi đặt phòng

Địa chỉ

Cách tìm căn hộ + bản đồ

Vào nhà

Mã cửa, hộp chìa khóa, khóa thông minh

Wi-Fi

Tên mạng + mật khẩu

Đỗ xe

Mô tả và phí

Hướng dẫn

Nội quy nhà, mẹo địa phương

Hình ảnh

Ảnh căn hộ và khu vực

Cài đặt hướng dẫn check-in
Cấu hình hướng dẫn — bật chỉ những phần bạn muốn hiển thị
Giao diện hướng dẫn từ phía khách
Hướng dẫn hiển thị như thế nào trên điện thoại khách

Mẹo: Hướng dẫn được cấu hình một lần ở cấp căn hộ và tự động áp dụng cho mọi đặt phòng mới. Nếu mã cửa thay đổi theo từng lượt ở, bạn có thể ghi đè trong chi tiết đặt phòng — không cần chỉnh sửa toàn bộ hướng dẫn mỗi lần.

4

Tự động hóa check-in

Link cố định & đăng ký tự động

Trong chi tiết căn hộ bạn sẽ tìm thấy link đăng ký cố định — một URL không bao giờ thay đổi. Sao chép một lần và dán vào tin nhắn tự động của nền tảng OTA. Từ đó, việc đăng ký khách diễn ra hoàn toàn mà không cần sự tham gia của bạn.

Tự động hóa hoạt động như thế nào

Cài đặt một lần — tự động hoạt động cho mọi đặt phòng mới

Sao chép link cố định

Từ chi tiết căn hộ trong Guestbook.cz

một lần
›

Cài tin nhắn tự động

Trên Airbnb / Booking.com, ~10 ngày trước nhận phòng, dán link vào nội dung

một lần
›

Khách nhận được tin nhắn

Mở link trên điện thoại trước khi đến

tự động
›

Khách hoàn thành đăng ký

Tất cả người, giấy tờ, chữ ký

tự động
›

Hoàn tất

Ubyport ✓   Thuế ✓   Vào nhà ✓

tự động
Bạn cài đặt một lần
Chạy tự động cho mọi đặt phòng

Cách cài tin nhắn tự động trong Airbnb

Vào Tin nhắn → Tin nhắn đã lên lịch → Thêm tin nhắn. Chọn điều kiện kích hoạt X ngày trước nhận phòng (khuyến nghị 7–10 ngày). Dán link cố định của căn hộ vào nội dung tin nhắn. Airbnb sẽ tự động gửi đến mọi khách mới — không cần thêm thao tác nào từ phía bạn.

5

Phía khách

Khách thấy gì

Khách mở link trên điện thoại và thấy trang chào mừng với thông tin căn hộ. Họ nhập ngày nhận phòng và số người — hệ thống tạo ra số slot đăng ký tương ứng.

Mỗi slot đại diện cho một người. Khách chính điền slot của mình trước, rồi có thể chia sẻ link với các thành viên còn lại để họ tự điền slot của mình. Mỗi slot được bảo mật — không ai nhìn thấy thông tin cá nhân của người khác (tuân thủ GDPR).

Khi tất cả slot được điền, đăng ký hoàn tất. Hệ thống tự động gửi dữ liệu lên Ubyport và lưu biên lai giao nhận vào đặt phòng. Bạn nhận được thông báo qua email.

Cách đăng ký nhóm hoạt động

Mỗi người điền slot của mình — không ai thấy thông tin của người khác

Nhóm 3 khách

Khách chính nhập số người

bắt đầu
›

Khách #1 điền

Slot của mình + chia sẻ link cho người khác

slot 1 ✓
›

Khách 2 và 3 điền

Mỗi người slot của mình, trên điện thoại riêng

slot 2, 3 ✓
›

Đăng ký hoàn tất

Dữ liệu gửi đến Ubyport ✓

xong
Mỗi khách chỉ thấy tên của người khác — không thấy giấy tờ hay thông tin liên lạc (GDPR)
Trang bắt đầu check-in cho khách
Trang bắt đầu — khách nhập ngày nhận phòng và số người

GDPR & bảo mật dữ liệu

Mỗi khách chỉ thấy tên của các khách khác trong danh sách slot — không bao giờ thấy thông tin giấy tờ hay liên hệ. Tất cả dữ liệu cá nhân được mã hóa và lưu trữ trong trung tâm dữ liệu EU. Khi slot được lưu, khách không thể chỉnh sửa — tránh ghi đè nhầm.

6

Vận hành

Lịch dọn phòng

Mục Dọn phòng điều phối nhóm dọn vệ sinh của bạn. Lịch hiển thị những căn hộ nào có khách trả phòng và khi nào cần chuẩn bị cho lượt nhận phòng tiếp theo.

Nhân viên dọn phòng đăng nhập qua Link nhân viên dọn phòng (quản lý trong mục Nhân viên) — họ không có quyền truy cập vào các phần khác của ứng dụng. Sau khi hoàn thành, họ đánh dấu căn hộ là Sẵn sàng và cả bạn lẫn khách đến ngay lập tức thấy rằng căn hộ đã được chuẩn bị.

Quy trình dọn phòng

Nhân viên chỉ thấy những gì cần thiết — không truy cập dữ liệu khách

Khách trả phòng

Phòng trống

›

Nhân viên thấy nhiệm vụ

Qua link riêng — địa chỉ và số khách

›

Dọn phòng

Biết số khách để ước tính công việc

›

Đánh dấu "Sẵn sàng"

Chủ nhà và khách tiếp theo thấy ngay

Quản lý nhân viên dọn phòng
Mục Nhân viên — thêm thành viên nhóm và chia sẻ link đăng nhập của họ

Mẹo: Nhân viên dọn phòng có thể thấy số lượng khách trong đặt phòng đang trả phòng — hữu ích để ước tính khối lượng công việc. Trạng thái "Sẵn sàng" ngay lập tức được phản ánh trong hướng dẫn check-in của khách.

7

Hành chính

Thuế du lịch

Mục Thuế du lịch tự động tính phí lưu trú dựa trên dữ liệu từ các đặt phòng đã đăng ký. Chọn khoảng thời gian và hệ thống hiển thị thống kê khách, số đêm lưu trú và tổng phí.

Báo cáo có thể được in hoặc xuất và nộp như tài liệu hỗ trợ cho văn phòng thành phố địa phương. Tất cả tính toán dựa trên khách đã thực sự đăng ký — không cần bảng tính thủ công.

Cách tính thuế du lịch

Từ khách đã đăng ký thẳng đến báo cáo — không cần bảng tính thủ công

Khách đã đăng ký

Ngày nhận phòng, trả phòng, số người

›

Hệ thống tính

Đêm × người × mức thuế của bạn

›

Báo cáo theo kỳ

Chọn tháng hoặc quý

›

Nộp cho thành phố

In hoặc xuất file

Lưu ý: Mỗi thành phố tự đặt mức thuế lưu trú riêng. Xác minh mức thuế hiện tại với văn phòng địa phương và cài đặt trong Cài đặt Căn hộ để các tính toán phù hợp với địa điểm của bạn.

Sẵn sàng bắt đầu?

Đăng nhập vào ứng dụng và thiết lập căn hộ đầu tiên của bạn trong vài phút.

Mở ứng dụng →