Перейти до кроку
Початок роботи
Створення апартаментів
Після входу в систему перейдіть до розділу Апартаменти в лівому меню. Тут ви керуєте всією своєю нерухомістю. Кожен апартамент — це одна одиниця розміщення, до якої ви додаватимете бронювання.
Натисніть Додати апартамент у правому верхньому куті. Введіть назву апартаменту (наприклад, «Прага Центр — Студія»), максимальну кількість гостей та нотатки. Збережіть кнопкою Зберегти.
Порада: Якщо ви керуєте кількома апартаментами, називайте їх так, щоб легко розрізняти — за назвою вулиці, номером квартири або прізвиськом. У кожного апартаменту є свій список бронювань та путівник із заселення.
Обов'язкова інтеграція
Реєстрація та налаштування Ubyport
Ubyport — це система Чеської поліції для обов'язкової електронної реєстрації гостей. Кожен постачальник послуг розміщення в Чеській Республіці зобов'язаний реєструвати гостей відповідно до закону. Для прямого підключення Guestbook.cz до Ubyport вам потрібні спеціальні облікові дані веб-служби — вони відрізняються від звичайного входу на портал.
Увага: потрібен вхід у веб-службу, а не на портал
Ім'я користувача веб-служби завжди починається з UBY_WS і відрізняється від доступу до порталу. Без цього входу Guestbook.cz не може підключитися до Ubyport.
Варіант A
Немає облікового запису Ubyport
Перейдіть на ubyport.pcr.cz і виберіть Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení
Заповніть назву та адресу апартаментів
У полі Počet přihlašovacích údajů введіть:
účet pro ubytovatele + 1x Účet pro robotické vkládání dat
Заповніть:
- Název aplikace: guestbook
- Tvůrce programu: Duc Vuong Tran
Натисніть Vygenerovat žádost do dokumentu PDF, після чого завантажте документ кнопкою Stažení dokumentu Žádost o registraci
Надішліть документ через Datovka на адресу поштової скриньки:
ybndqw9
Ředitelství služby cizinecké policie
Облікові дані (UBY_WS…) ви отримаєте приблизно протягом 2 тижнів
Варіант B
Вже є вхід на портал, але не для веб-служби
Надішліть повідомлення через Datovka на адресу поштової скриньки:
ybndqw9
Ředitelství služby cizinecké policie
Або надішліть електронний лист на reguby@pcr.cz
Напишіть коротке повідомлення з IDUB вашого об'єкта, наприклад:
Prosím o založení přihlašovacích údajů pro robotické vkládání skrze aplikaci Guestbook. IDUB [ваш IDUB]
Зазвичай облікові дані (UBY_WS…) надходять протягом 2 тижнів (часто швидше)
Де вводити дані в Guestbook.cz
Перейдіть до Деталі апартаментів → вкладка Ubyport і введіть ім'я користувача (UBY_WS…), пароль та ідентифікатор об'єкта розміщення (IDUB).
Потрібна допомога?
Не соромтеся звертатися — ми будемо раді допомогти з налаштуванням Ubyport. Пишіть нам на vnkid93@gmail.com, і ми вам відповімо.
Бронювання
Синхронізація календаря через iCal
Рекомендований спосіб перенесення бронювань з Airbnb, Booking.com або іншої платформи до Guestbook.cz — це синхронізація через iCal. Просто скопіюйте посилання iCal із вашої OTA-платформи один раз і вставте його в деталях апартаменту — бронювання імпортуватимуться автоматично.
Airbnb
- 1. Перейдіть до розділу Календар вашого оголошення
- 2. Натисніть Доступність → Синхронізувати календар
- 3. Скопіюйте посилання під Експортувати календар (закінчується на
.ics) - 4. Вставте у Guestbook.cz → Деталі апартаменту → Синхронізація iCal
Booking.com
- 1. Увійдіть до Extranet → Календар
- 2. Натисніть Синхронізувати календар або Експортувати
- 3. Скопіюйте згенерований iCal-link
- 4. Вставте у Guestbook.cz → Деталі апартаменту → Синхронізація iCal
Vrbo / HomeAway та інші платформи
Знайдіть у налаштуваннях календаря опцію Експорт, iCal або Синхронізація. Будь-яка платформа, що підтримує стандарт iCal, працює так само.
Ручне створення бронювання
Для прямих бронювань поза OTA-платформами натисніть Нове бронювання в розділі Бронювання та заповніть дані вручну.
Інформація для гостей
Налаштування путівника із заселення
У деталях апартаменту або бронювання відкрийте вкладку Путівник із заселення. Ця сторінка показується гостям як цифровий вітальний буклет — замінює друковані інструкції та повідомлення у WhatsApp.
Оберіть, що показувати гостям:
- Адреса з опціональними вказівками, як знайти
- Доступ до помешкання — код дверей, скринька з ключем, особиста передача або розумний замок (TTLock)
- Wi-Fi — назва мережі та пароль
- Паркування — опис та вартість
- Детальний путівник — форматований текст із правилами, місцевими порадами та іншим
- Фотографії — завантажте власні фото апартаменту або околиць
Що містить путівник
Налаштуйте один раз — відображається для кожного бронювання автоматично
Адреса
Як знайти квартиру + карта
Доступ
Код, ключниця, розумний замок
Wi-Fi
Назва мережі + пароль
Паркування
Опис і вартість
Путівник
Правила будинку, поради
Фотографії
Фото квартири та околиць
Порада: Путівник налаштовується один раз на рівні апартаменту і автоматично застосовується до кожного нового бронювання. Якщо код дверей змінюється щоразу, ви можете перевизначити його в деталях бронювання — немає потреби редагувати весь путівник щоразу.
Автоматизація заселення
Постійне посилання & автоматична реєстрація
У деталях апартаменту ви знайдете постійне реєстраційне посилання — URL, що ніколи не змінюється. Скопіюйте його один раз і вставте в автоматичне повідомлення на вашій OTA-платформі. Після цього реєстрація гостей відбуватиметься повністю без вашої участі.
Як працює автоматизація
Налаштуйте один раз — працює автоматично для кожного нового бронювання
Скопіюйте постійне посилання
З деталей апартаменту в Guestbook.cz
один разНалаштуйте автоматичне повідомлення
В Airbnb / Booking.com, ~10 днів до заселення, вставте посилання в текст
один разГість отримує повідомлення
Відкриває посилання на телефоні перед приїздом
автоматичноГість заповнює реєстрацію
Всі особи, документи, підпис
автоматичноВсе готово
Ubyport ✓ Збір ✓ Доступ ✓
автоматичноЯк налаштувати автоматичне повідомлення в Airbnb
Перейдіть до Повідомлення → Заплановані повідомлення → Додати повідомлення. Виберіть тригер за X днів до заселення (рекомендуємо 7–10 днів). Вставте постійне посилання вашого апартаменту в текст повідомлення. Airbnb надішле його кожному новому гостю автоматично — без жодних подальших дій з вашого боку.
З боку гостя
Що бачать гості
Гість відкриває посилання на телефоні і бачить вітальну сторінку з інформацією про апартамент. Він вводить дату заселення та кількість осіб — система створює відповідну кількість слотів реєстрації.
Кожен слот — одна особа. Головний гість заповнює свій слот першим, потім може поділитися посиланням із попутниками, щоб ті заповнили власні слоти. Кожен слот захищений — ніхто не бачить персональних даних інших (відповідно до GDPR).
Коли всі слоти заповнені, реєстрація завершена. Система автоматично надсилає дані до Ubyport і зберігає підтвердження доставки до бронювання. Ви отримуєте сповіщення електронною поштою.
Як працює реєстрація групи
Кожна особа заповнює свій слот — ніхто не бачить чужих даних
Група з 3 гостей
Головний гість вказує кількість осіб
початокГість №1 заповнює
Свій слот + ділиться посиланням з іншими
слот 1 ✓Гості 2 і 3 заповнюють
Кожен свій слот, на власному телефоні
слоти 2, 3 ✓Реєстрацію завершено
Дані надіслано до Ubyport ✓
готово
GDPR та безпека даних
Кожен гість бачить лише імена інших мандрівників у списку слотів — ніколи їхні документи чи контактну інформацію. Усі персональні дані зашифровані та зберігаються в центрах обробки даних ЄС. Після збереження слот не можна редагувати — запобігає випадковому перезапису.
Операції
Календар прибирання
Розділ Прибирання координує вашу команду прибиральників. Календар показує, в яких апартаментах виїжджають гості і коли потрібно підготувати помешкання до наступного заселення.
Прибиральники входять через спеціальне Посилання для прибиральника (керується в розділі Прибиральники) — без доступу до інших частин застосунку. Після завершення вони позначають апартамент як Готово, і і ви, і гість, що заселяється, одразу бачать, що помешкання готове.
Процес прибирання
Прибиральник бачить лише потрібне — без доступу до даних гостей
Гості виїжджають
Квартира порожня
Прибиральник бачить завдання
Через своє посилання — адреса і кількість гостей
Виконує прибирання
Знає кількість гостей для оцінки обсягу
Позначає «Готово»
Господар і наступний гість бачать одразу
Порада: Прибиральники бачать кількість гостей у бронюванні, що виїжджає — корисно для оцінки обсягу прибирання. Статус «Готово» одразу відображається і в путівнику із заселення гостя.
Адміністрування
Туристичний збір
Розділ Туристичний збір автоматично розраховує плату за проживання на основі даних із зареєстрованих бронювань. Виберіть діапазон дат і система відобразить розбивку гостей, ночей та загальну суму.
Звіт можна роздрукувати або експортувати і подати як підтвердний документ до місцевого муніципалітету. Усі розрахунки базуються на реально зареєстрованих гостях — ніяких ручних таблиць.
Як розраховується туристичний збір
Від зареєстрованих гостей до звіту — без ручних таблиць
Гості зареєстровані
Дати заїзду, виїзду, кількість осіб
Система рахує
Ночі × особи × ваша ставка
Звіт за період
Виберіть місяць або квартал
Подати до муніципалітету
Друк або експорт
Примітка: Кожна муніципалітет встановлює власну ставку туристичного збору. Уточніть поточну ставку в місцевому органі влади та налаштуйте її в Налаштуваннях апартаменту, щоб розрахунки відповідали вашому місцезнаходженню.
Готові почати?
Увійдіть у застосунок і налаштуйте перший апартамент та бронювання за кілька хвилин.
Відкрити застосунок →
